12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять.

По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.

Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.

Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3].

При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение.

Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента 12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].

Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить.

Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так ( bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.

По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.

Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
Читайте также:  Что такое демпинг цен в бизнесе + пример

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это не просто модное словосочетание. Это, по сути, то, что делают все люди, которым нужно рационально использовать своё время. Просто многие не знают, что составление графика и расписывание дел на день – это именно он, тайм-менеджмент.

Некоторые грамотные бизнесмены даже завели в своём штате такую должность, как тайм-менеджер. И если правильно и хорошо подобрать кандидата на такую работу, то он поможет сэкономить вам время, деньги, ресурсы и т. д.

Так что, если у вас есть такая необходимость, как рациональное использование вашего времени, или вам нужно составить наиболее грамотный график для сотрудников вашей фирмы, вам пригодятся некоторые советы, приведённые ниже в статье, которые помогут вам в этом деле.

No 1. Сначала съешьте тушёную капусту. Ваша мама была права. Всегда планируйте самые сложные или неприятные дела на начало дня, пока ваша энергия и концентрация находится на самом высоком уровне.

Приступайте к самому сложному сразу же, пока вас не затянули более повседневные дела. Чем дольше вы откладываете такие дела, тем больше их накапливается и тем хуже становится их вкус (и запах).

Пусть главное остаётся главным, даже если оно неприятно.

No 2. Будьте быстрым, но без фанатизма. Вам не нужно формировать забитый до отказа график, где у вас не будет ни минуты свободного времени или ни малейшего перерыва, зато вы успеете сделать всю-всю работу.

Короткие, сконцентрированные вспышки активности – это ключ к хорошей и продуктивной работе. Используйте что-то вроде кухонного таймера: установите его на 45 или 60 минут, и не останавливайтесь, пока не услышите звуковой сигнал.

Вы будете удивлены, сколько вы успеете сделать за один час непрерывной деятельности – и насколько мало вы устанете, если при этом будете делать перерывы между такими часами.

No 3. Будьте эгоистом. Как только вы создадите свой собственный список того, что необходимо сделать, вам нужно забыть и задвинуть графики всех остальных людей. И хотя это выглядит как эгоизм, по факту таковым не является: когда вы доделываете свою работу, вы можете помочь остальным с их работой. Но для начала – сделайте всё, что должны сделать именно вы.

No 4. Назначьте срок годности своим планам и ожиданиям. Если вы ожидаете ответа или поставки чего-то от кого-то, не останавливайтесь на том, чтобы просто попросить или заказать – установите точные временные рамки, когда именно вам можно ожидать того, что вы ожидаете.

Это не только позволит вам точнее формировать ваш собственный график, но и простимулирует тех, с кем связаны ваши ожидания, так как наличие конечной даты предполагает большую собранность. Точно так же, когда вы обещаете что-то кому-то, устанавливайте дату, до которой обязуетесь выполнить обещанное – и не забудьте внести её в свой собственный календарь.

No 5. Разбирайтесь со всем один раз. Со всем этим цунами поступающей электронной почты, которые получает каждый предприниматель, критически важно иметь систему работы со всеми входящими. Самой идеальной будет система «получил – увидел – разобрался». Решайте, что делать с полученной информацией, делайте это – и забывайте, если это не нужно вам в ежедневной работе.

No 6. Группируйте свою занятость. Организуйте свою неделю таким образом, чтобы одни и те же дни были заняты делами одного и того же характера. Например, в понедельник и среду займитесь личными встречами: посещением клиентов, продажами и тому подобным.

Во вторник и четверг выделите время для работы с бумагами: заполнению деклараций, проверке счетов и других документов. А пятницу, или её часть, можно оставить «свободным» днём, когда вы будете заниматься любыми видами деятельности.

Во-первых, перемена вида деятельности пойдёт вам на пользу, а во-вторых, ваш мозг заранее будет готов к нужной деятельности в нужные дни.

No 7. Будьте решительны – это экономит время. Не пытайтесь понять, что именно имел в виду автор непонятного электронного письма: просто возьмите и спросите. Это сэкономит ваше время, силы и уменьшит количество ошибок. Прямые и откровенные ответы и вопросы – секрет успешного общения.

No 8. Делегируйте. Учитесь этому постоянно и делайте это также непрерывно.

Когда вы научитесь хорошо это делать, вы заметите, как работоспособность и производительность, как ваша, так и всей вашей команды, перейдёт буквально на другой уровень.

Выясните, каковы ваши сильные стороны и что получается у вас лучше всего – и найдите людей, у которых получается хорошо все остальное. А после – делегируйте и наслаждайтесь результатом.

No 9. Изучите своё время. Если вы замечаете, что время целыми кусками проваливается неизвестно куда, значит, пришло время посмотреть на ваше расписание повнимательнее. В течение хотя бы одной недели записывайте всё то, что вы делаете, час за часом: с момента пробуждения до момента отхода ко сну.

Это очень отрезвляет, поверьте. А ещё – обнажает дыры в вашем расписании. И вполне возможно, что после этого вам придётся переменить не только своё расписание, но и весь уклад вашей жизни.

No 10. Не забывайте о физической форме. Люди, которые работают, так сказать, головой, нередко забывают об остальных частях своего организма. Занятия спортом помогут вам оставаться в форме, хорошо спать, меньше нервничать и больше работать. Банально, но правильно.

No 11. Тормозите, чтобы ускоряться. Иногда, чтобы хорошо сделать работу, нужно притормозить. Концентрируясь только на одном занятии за раз, отказываясь от всех остальных, мы на практике получаем лучше и быстрее сделанную работу, чем при мультизадачности. Монозадачность – это в определенных случаях тоже весьма продуктивно.

No 12. Смейтесь. Ничего не может быть таким серьёзным, чтобы над этим нельзя было пошутить. Хорошенько похохотать над проблемой каждый день – это прекрасное лекарство от постоянного давления и стресса.

Работа – это работа, но такая формула вовсе не означает, что вы не можете иногда посмеяться. Даже если кто-то другой сказал бы, что ситуация слишком серьёзна, чтобы смеяться. Мы сами решаем, когда плакать над своими делами, а когда над ними смеяться.

12 советов по эффективному управлению временем

Одним из самых полезных навыков, которым вы можете овладеть – это эффективное  управление временем. Если вы нецелесообразно распоряжаетесь своим временем – вы никак не сможете достичь своих целей на работе и в жизни.

Читайте также:  Как открыть клининговую компанию с нуля: пошаговая инструкция

Конечно, вы можете добиться некоторого прогресса. Но ваш тайм-менеджмент будет тяжелым сражением, если вы не будете серьезно относиться к своему времени.

Для людей, которые тратят впустую драгоценное время, может быть очень трудным процессом достижение даже умеренно трудных целей.

Правда в том, что время – это величайший уравнитель в жизни. Независимо от того, кто вы, ваш возраст, доход, пол, раса или религия, у вас будет столько же времени, сколько у другого человека. Дело не в том, сколько у тебя времени. Речь идет о том, как эффективно вы управляете своим временем.

Поэтому, если вы серьезно относитесь к достижению своих целей, вам нужно не только правильно ставить эти цели, но и серьезно относиться к тому, чтобы избегать отвлекающих факторов. 

Лучшие советы по управлению своим временем

  • Одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается большинство предпринимателей, заключается не только в том, как сделать достаточно в условиях конкуренции и рыночной экономики, но и в том, как сохранить некоторое подобие баланса, не чувствуя себя слишком перегруженным. Речь идет не только о достижении целей круглосуточно. Это также касается качества жизни.
  • Баланс является ключевым. Если вам не хватает баланса в жизни, вы почувствуете стресс. Даже если вы сможете эффективно совмещать свои обязанности, без должного баланса, вы, в конечном итоге, достигнете критической точки. Поэтому важно не только следовать системе, которая поможет вам добиться цели, но и системе, в которой вы отдаете предпочтение личному и семейному времени.
  • Не забывайте про такие вещи, как прогулка в парке или прослушивание любимой музыки, живопись или свидание. Это важнее, чем вы думаете. И когда вы делаете это, вы достигаете некоторого подобия баланса. Жизнь коротка.Так что не игнорируйте эти простые вещи, в процессе достижения своих «великих» целей. С учетом сказанного, вот вам 12 важных советов по управлению временем.

1. Ставьте цели правильно.

Есть правильный и неправильный способ ставить цели. Если вы не поставите свои цели правильно, то вам не хватит правильных целей, что заставит вас свернуть с пути. Но когда вы установите их правильно, результаты не заставят себя ждать. 

2. Найти хорошую систему управления временем.

Один из советов по управлению своим временем — найти подходящую систему, которая действительно поможет вам. Квадрантная система управления временем, пожалуй, самая эффективная. Он делит вашу деятельность на четыре сектора в зависимости от срочности и важности. Вещи являются либо срочными, либо важными, и тем и другим. 

3. Аудитируйте свое время в течение семи дней подряд

Проведите семь дней подряд, оценивая, как вы проводите время, которое у вас сейчас есть. Что делали, чего не успели? Запишите это в журнал или на свой телефон. Разделите это на блоки по 30 минут или час.

Что ты сделал? Было ли это время потрачено впустую? Если вы используете систему квадрантов, обведите или зарегистрируйте квадрант, с которым было связано действие. В конце семи дней подсчитайте все цифры.

Где вы провели больше всего времени? Какие квадранты? Результаты могут вас шокировать.

4.Самые важные задачи решайте утром

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — есть лягушку, лучше делать это первым делом с утра. А если твоя работа — есть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». Решайте ваши самые сложные задачи по утрам. Успешное их решение даст вам импульс продолжать работу в течение дня.

5. Следуйте правилу 80-20

Еще один замечательный совет по управлению временем — использовать правило 80-20, также известное как принцип Парето. Это правило гласит, что 80% усилий приходится на 20% результатов.

В продажах это также означает, что 80 процентов продаж приходится на 20 процентов клиентов. Трюк? Определите 20 процентов усилий, которые дают 80 процентов результатов, и масштабируйте их.

Вы можете сделать это, применив отслеживание и анализ.

6. Прививайте себе ключевые привычки 

Чарльз Дюгиг  рассмотрел значение основной привычки в своей книге «Сила привычки». В архитектуре краеугольным камнем является камень, который удерживает все остальные камни на месте.

Точно так же ключевые привычки помогают не только побуждать другие хорошие привычки, но также помогают устранить вредные привычки.

Сосредоточьтесь на ключевых привычках, и вы будете намного лучше управлять своим общим временем, значительно упрощая разработку привычек.

7. Запланируйте время ответа по электронной почте

Выключите свою электронную почту в течение дня. Электронная почта постоянно поступая, отвлекает вас от основных дел. Запланируйте время для чтения и ответа на электронные письма. Если будет что-то срочное, вам позвонят или напишут. Но, когда у вас открыта электронная почта – это отвлекающий фактор, который прерывает ваш мыслительный процесс, и вам сложнее вернуться в нужное русло.

8. Устраните вредные привычки.

Одна из самых больших потерь времени — наши вредные привычки. Будь то долгое и пустое общение в социальных сетях, игра в компьютерные игры, частые встречи с друзьями и т. д., Эти вредные привычки отнимают у нас очень много драгоценного времени. Используйте свое время с умом, устраняя свои вредные привычки, если вы серьезно настроены на достижение больших целей в жизни.

9. Делайте частые перерывы при работе.

Одно из исследований показало, что человек  должен работать в течение 52 минут и отдыхать 17 минут. Возможно, у вас не будет возможности делать такие перерывы, но вы должны отдыхать как можно чаще, хоть несколько минут. Если вы предприниматель, работающий на себя, это очень важно. Держа свои умственные, эмоциональные и физические силы на пиковом уровне, недолго сломаться или выгореть.

10. Медитируй или тренируйся каждое утро

Вы можете посчитать, что это мало чем поможет в управлении временем, но медитация или физические упражнения каждое утро помогут соблюдать баланс. Избавьтесь от негатива и делайте это серьезно, следите за тем, как ваша энергия, выносливость и умственная концентрация претерпевают радикальные изменения.

11. Составляйте список дел на завтра с вечера 

Каждый вечер перед сном составьте список на следующий день. Посмотрите на свои цели и подумайте – что вы можете сделать, чтобы приблизить их. Составляя списки дел, вы эффективно устанавливаете цели на день. Ежедневные цели легче достичь, а это, в свою очередь, помогает нам двигаться к более глобальным целям. Но начинается этот процесс именно с составления списка дел на завтра. 

12. Наведите порядок дома и на рабочем месте

Исследования показали, что беспорядок вокруг нас мешает сосредоточиться на важном. Когда мы теряем фокус, мы теряем время. Если вы хотите избежать этого, правильно организовывайте свое рабочее и домашнее пространство. Не делай все сразу. Начните с малого — один ящик сегодня, завтра полка, может быть, шкаф на следующий день. Всего один раз в день.

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Читайте также:  Как мужчинам без опыта найти работу в Москве

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Ссылка на основную публикацию