Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Привет, друзья!

А вы когда-то замечали что работа в офисе не всегда дает сконцентрироваться? То летучка, то сотрудники решили проконсультироваться по какому-то вопросу или коллега захотел рассказать забавную шутку. И как тут можно не отвлечься? Думаю многие поняли о чем я говорю.

Этого можно избежать другим образом организовав работу. За границей все больше начинают использовать удаленную рабочую силу. Организация удаленной работы сотрудников стала для них привычным делом.

А наши руководители еще на этапе осторожного вхождения в это неизведанное русло.

Но, на самом деле, оно уже не только хорошо изведано, а и прекрасно работает. Нужно только тщательно изучить информацию по данному вопросу. Чем мы и займемся в данной статье. Вы думаете, что она будет интересна только опытным работодателям? Нет, ведь организовать свой бизнес удаленно может даже небольшая группа друзей, которые занимаются фрилансом.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Страхи перед созданием удаленного бизнеса

Работодатели почему-то часто уверены, что без их зоркого глаза все сотрудники просто перестанут исполнять свои обязанности. Крис Хоффман на этот счет сказал: «Если мы перестаём доверять сотрудникам значит, мы ошиблись при найме.

» Ведь работник должен самостоятельно себя мотивировать и организовывать. А если у него это прекрасно получается, то переход на удаленную работу станет для него скорее плюсом, чем минусом. Сотрудник сможет работать там, где ему удобно и комфортно.

Сможет успевать решать важные дела днем, и не отпрашиваться от начальства, объясняя насколько ему необходимо отсутствовать эти несколько часов. И можно привести таких примеров огромное количество.

Все это те преимущества удаленной работы, за которые сотрудник будет благодарен своему работодателю.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

В помощь работодателям, для удаленной проверки сотрудников, создано большое количество специальных программ. Знаете о таких? Например, контролировать «продажников», можно установив на их компьютер crm-систему. Она запрограммирована для учета клиентов и сделок в отделе продаж.

Вот несколько ссылок на такие программы: http://www.on-crm.ru/, http://yoolla.ru/. Сrm-системы часто устанавливают для контроля штатных сотрудников, но при удаленной работе, она становится просто незаменимой. Работники будут вносить все действия и результаты по каждому клиенту, которые можно легко проверить, набрав номер клиента и обсудив с ним качество работы сотрудника.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Работодателям кажется, что требуемую безопасность можно обеспечить только в офисе. Хотя это совсем не так, сегодняшние технологии позволяют спокойно делать это и удаленно. Главное составить для сотрудника четкий свод правил, которого он должен придерживаться. Например:

  1. Вход в систему, даже из режима сна, должен сопровождаться введением пароля;
  2. Включать на всех сайтах безопасный режим;
  3. Использовать код блокировки на смартфонах;
  4. Создавать разные пароли для входа в разных сайты, и хранить их в отдельной программе
  5. Подключить двухфакторную авторизацию на особо важные сайты;
  6. Зашифровать данные на жестком диске.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Еще одним страхом для работодателя является возможность несвоевременного ответа сотрудника на важные в этот момент вопросы.

Я вообще плохо отношусь к тому, что во многих компаниях, считается нормой консультироваться посреди рабочего дня по любым всплывшим в ходе работы вопросам.

Согласны со мной? Для этого должно быть выделено определенное время, когда сотрудники и руководитель обмениваются важной информацией. А если дело крайней важности, то только в таком случае можно отвлекать сотрудника от его непосредственной работы.

В удаленном режиме можно проводить онлайн-совещания в указанное время. А также можно элементарно созвониться с удаленным сотрудником, когда нужен его срочный совет или ответ.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Отечественным работодателям почему-то кажется, что они первые задумываются над созданием удаленного бизнеса.

А то что такие крупные компании как IBM, eBay, Microsoft, Intel, Cisco, Mersedes-Benz уже давно пользуются услугами удаленных сотрудников им мало известно.

Правда? — Ничего, таких организаций с каждым годом становится все больше, поэтому скоро страхи начинающих руководителей удаленных компаний будут таять на глазах.

Руководителям, которые уже имеют слаженный коллектив, работающий в офисе уже несколько лет, можно начинать с малого — попробуйте перевести в статус удаленного работника хотя бы одного/двух сотрудников. Если вы увидите, что они будут справляться со своими обязанностями в таких условиях, то можете уже серьезно задумываться над организацией удаленной работы компании.

Первые шаги к организации удаленного бизнеса

Начиная с кризиса 2008 года, в Украине стали появляться первые удаленные компании. «Офисы на дому» привлекали работодателей своей экономностью в плане содержания и всесторонней выгодой.

Но тогда технологический прогресс был еще не настолько интенсивным, и только крупные компании могли позволить себе содержать удаленных работников.

Программное обеспечение и IT-инфраструктура в то время требовала больших затрат.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Сегодня устроить такой бизнес намного проще. Все что сейчас требуется от удаленного работника — это ноутбук и выход в интернет. Сохранение и обмен важными документами сейчас происходит через «облачные» ресурсы.

Поэтому ваше местонахождение уже не настолько важно. Главное, чтобы вы были на связи, а нужные документы с помощью интернета будут всегда под рукой.

Обсуждение с сотрудниками рабочих вопросов можно проводить, как по электронной почте, так и с помощью конференц-звонков.

Контактировать с клиентами на расстоянии можно с таким же успехом. Для него может стать большим удивлением, что ваш сотрудник работает из дома, ведь таким же образом, он мог бы общаться с ним из офиса.

Поэтому разницы для клиентов нету, разговаривают они со штатными или удаленными сотрудниками. Важно только то, чтобы работник был квалифицирован и умел распоряжаться своим временем.

А у вас есть такие люди на примете?

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Высокая эффективность работы удаленных сотрудников

В сегодняшнее нестабильное время, многим руководителям выгоднее перевести часть сотрудников в статус удаленных. Обеспечить большое количество работников всеми нужными условиями теперь становится все тяжелее.

Арендовать крупные площади и оплачивать колоссальные коммунальные услуги для того, чтобы обеспечить комфорт своим работникам, становится все более убыточным для бизнеса.

Поэтому единственным выходом для таких фирм, в данном случае, является перевод части сотрудников на удаленную деятельность.

Руководители компании «Киевстар» поделились своим мнением об удаленной работе и эффективности своих сотрудников с таком статусе.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Как выяснилось, удаленные работники более креативные и результативные. Поскольку они имеют возможность обустроить свое рабочее место, таким образом, чтобы увеличить свою продуктивность.

В офисе у них не было такого выбора, они все были в стандартных условиях. А удаленно, каждый сотрудник подстраивает свое рабочее место под себя.

Так как от их эффективности зависит их заработная плата, они организуют для себя максимально комфортное рабочее место и график.

Удаленная работа подходит целеустремленным и ответственным сотрудникам. А ваши работники обладают такими чертами характера? Перед приемом на такую должность, нужно обязательно пройти дополнительную проверку на соответствие данным качествам. Такой способ заработка дает работникам возможность всегда чувствовать движение, не расслабляться, а также не терять вкус к жизни.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Принципы удаленной работы

  • Подбирать сотрудников нужно в соответствии с высоким уровнем самоорганизации. Тогда вы избавите себя от чувства тревоги за выполнение работниками своих обязанностей, и сможете уделить больше внимания стратегическому развитию бизнеса.
  • Планировать все задания и сроки выполнения. Нужно предоставить сотрудникам четкую структуру проекта, распределить все обязанности между работниками и описать ожидаемые результаты по каждой отдельной части проекта.
  • Организовать временные рамки и синхронизировать всех сотрудников в соответствии с установленным графиком.
  • Обеспечить все требуемые средства коммуникации. Это не даст сотрудникам чувствовать себя изолированными от фирмы. Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников
  • Предоставить работникам индивидуальные и совместные цели. Они должны понимать, что работают не только ради своего результата, а и ради общего. Так вы подтолкнете сотрудников к командной работе и обмену нужной информацией. Следовательно, удаленные работники будут чувствовать себя частью целого, и эффективность построенного, таким образом, бизнеса будет более эффективной
  • Запустить автоматический контроль. Обеспечьте сотрудникам допуск к информации о доле ответственности каждого из них, тогда они будут автоматически контролировать друг друга.
  • Максимально мотивировать своих сотрудников. Во время удаленной работы этот принцип только увеличивает свою значимость. Правильно мотивированный работник сможет принести крайне большую пользу.

А как вы относитесь к мотивации? Думаю в скором будущем, удаленных работников в нашей стране станет намного больше. Поскольку, как вы видите, плюсов у этой формы бизнеса больше, чем у стандартного офисного режима.

Любознательные читатели, подписывайтесь на обновления моего блога и делитесь полезной информацией с друзьями. А завтра я порадую вас еще более интересной статьей.

Всем пока, друзья!

Тысячи людей уже читают блог, почему тебя еще нет среди них?

Источник: https://andreyspektor.com/udalennaya-rabota/kak-biznesu-organizovat-udalennuyu-rabotu-kompanii.html

Сам себе офис: как организовать эффективную работу удалённой команды

Кейс от московской компании «Корада»

IT-инструменты, которые использует Корада

  • 1С:Предприятие
  • Битрикс24
  • MindManager
  • Doit.IM
  • Dropbox

Многие компании практикуют сотрудничество с удалёнными специалистами, работающими из дома или любой удобной точки мира. Как правило, это фрилансеры, получающие сдельное вознаграждение за свою работу.

В компании «Корада» пошли по иному пути: здесь половина сотрудников — распределённая команда, все члены которой оформлены в штат и получают фиксированный оклад.

О том, как организовать эффективную работу специалистов, которые работают вне офиса, и как контролировать их рабочее время, в своей авторской колонке рассказал основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов.

Досье

Алексей Бояршинов, 40 лет, основатель и владелец компании  «Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии».

После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге.

Ушёл оттуда в 2010 году и основал собственную компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Что такое распределённая команда

У нашей компании «Корада» есть офис в Москве, где работают руководители проектов и направлений, администрация, все, кто связан с маркетингом и продажами, а также бизнес-аналитики и управленческие консультанты. Кроме того у нас есть распределённая команда, в которую входят методологи, программисты 1С и «Битрикс», консультанты 1С, а также внедренцы.

Распределённая команда — это штатные сотрудники, работающие фултайм, оформленные официально и имеющие 100% загрузку. Мы для них – основное место работы. Работой с фрилансерами сложно кого-то удивить, всем понятны основные плюсы и минусы такого сотрудничества. А мы с фрилансерами не работаем.

Больше половины сотрудников у нас живут и работают вне московского офиса — по всей территории России. География обширная: от Чебоксар до Абакана и от Севастополя до Сургута. Есть люди, живущие в Беларуси и в Алжире.

У нас вся распределённая команда оформлена в штат, сотрудники работают с фиксированным окладом (никакой «почасовки-повремёнки»), и работают эффективно.

«Оклад? Как так, оклад, вы не ошиблись?» – может спросить меня искушённый читатель. Действительно, все удалённые сотрудники у нас работают только на окладе.

Никаких хитрых схем расчёта, никакой оплаты по закрытым часам и окладно-премиальных систем. Удалённый сотрудник опасается своего работодателя, находящегося за сотни, а то и тысячи километров.

Стабильность очень важна для тех удалёнщиков, которые не фрилансеры.

Читайте также:  Как найти инвестора для малого бизнеса с нуля

Типы удалённых сотрудников

Неофиты, которые раньше не работали удалённо вообще, и не знают, каково это. Может оказаться проблемой то, что они не смогут самостоятельно организовать себя и своё рабочее время, не смогут сконцентрироваться на работе, сидя дома. Их могут постоянно отвлекать от работы жена/муж/дети.

Опытные удалёнщики — уже работали в этом формате, и ищут именно такую работу. Проблема – в их социализации. Кто бы что ни говорил про «замкнутых программистов» и прочих интровертов-айтишников, на самом деле людям необходимо общение. Они и другие сотрудники приходят на работу не только задачи выполнять, но и на людей посмотреть, почувствовать себя в социуме.

Гибкие сотрудники — могут работать и в офисе, но по определённым причинам ищут удалённую работу. Это отличные сотрудники, если их причины удалённой работы не мешают вам с ними сотрудничать. Из таких людей может получиться классная команда.

Бывает, что у них дома есть дети, бабушки-дедушки, домашние животные. И они в принципе могут работать в офисе. Но им нужно быть рядом со своими домашними «на всякий случай».

Или же таким сотрудникам очень далеко ехать на работу, они не хотят, например, тратить каждый день на дорогу 3-4 часа своего времени.

Подрядчики/аутсорсеры. Вы для них только временный источник дохода. И скорее всего — один из многих. В таком сотрудничестве таятся все риски работы с фрилансерами (срыв оговоренных сроков, не отвечают на телефонные звонки и письма, и т.д.). Мы принципиально не работаем с ними из-за возможных проблем.

Как контролировать сотрудников вне офиса

Как сделать так, чтобы удалённый персонал за оклад не «просиживал штаны»? Никак. Если «стояние за спиной» помогает вам понимать, чем занимаются люди, и «управлять их результативностью», лучше не делать как мы. Самое важное для нас в организации распределённой команды, это не организация контроля, а поиск и найм людей, которых не нужно контролировать.

Итак, переместите фокус с вопроса «как контролировать, что он делает в каждый момент времени», на вопрос «как нанять людей, которые хотят хорошо работать, и предоставить им такую возможность».

Подумайте об этом. Поиск и найм людей – это технология, требующая отдельной статьи. Расскажу только об основных тезисах.

Выпишите личные качества, характеристики, опыт людей, которые вам нужны. Не говорю про технические навыки и их проверку, с этим всё понятно (каждый понимает, надеюсь, как проверить программиста). Подскажу, какие качества важны для работы удалённых сотрудников:

  • Умение самостоятельно организовать свой рабочий день: расставить приоритеты, погрузиться в работу, не отвлекаться.
  • Умение обращаться за помощью (сотруднику необходимо понимать границу, где стоит прекратить копаться в задаче самому и прийти к коллегам).
  • Абсолютная пунктуальность.
  • Умение адекватно оценивать объём работы и попадать в свои оценки.
  • Внутренняя мотивация на качественную работу.

Необходимо максимально чётко описать вакансию, чтобы «правильный» кандидат узнал в ней себя. К каждому личному качеству, характеристике нужно придумать способы проверки. Это могут быть ситуационные вопросы (кейсы), вопросы открытого типа или что-то ещё. Только, пожалуйста, не спрашивайте: «А вы умеете работать самостоятельно?» Любой нормальный человек даст «социально-приемлемый» ответ.

Как проверить пунктуальность будущего сотрудника? Внимательно следите, звонит ли кандидат вам ровно тогда, когда договорились, появляется ли на собеседованиях в скайпе в назначенное время или опаздывает. Если опаздывает – предупреждает ли заранее? И никаких вопросов-ответов уже не потребуется.

И всё-таки, как проверить…

Иногда очень хочется проверить, всё ли в порядке у команды. Такое бывает даже у нас, как правило, с новыми сотрудниками, в которых мы пока не уверены.

Звонок с утра или отправленное сообщение позволяют ненавязчиво проверить, находится ли человек на рабочем месте. Поскольку вся команда у нас в штате и все работают полный рабочий день, мы предполагаем, что в 9:05, например, можно позвонить на рабочий телефон, чтобы пожелать доброго утра, и найти нашего коллегу на рабочем месте.

Начало/завершение работы в сеансе RDP – если сотрудники работают на вашем сервере, можно посмотреть, во сколько они подключились. Так же можно посмотреть, когда они начали работать в «Битрикс24», например, или в другой учётной системе.

Как вы понимаете, такой контроль-менеджмент не очень эффективен, не злоупотребляйте им. Все эти «контрольные схемы» легко обмануть, лучше сконцентрируйтесь на том, как найти хороших людей и организовать их работу. Единственное важное, что мы действительно контролируем, это план-факт трудозатрат по всем задачам за период в целом.

У каждого человека есть проекты и задачи, в которых он работает. У каждой задачи есть плановые трудозатраты, которые в итоге складываются в бюджет расходов проекта.

При том, что возможны различные отклонения по отдельным задачам, в целом за период (неделю, месяц) план-факт трудозатрат должен соответствовать квалификации специалиста.

Если появляется существенное превышение трудозатрат (вместо 100 часов потрачено 150) или никуда не отнесённое время (за неделю сотрудник отметил 20 часов из 40), это темы для анализа, разговора с руководителем проекта, а затем и с сотрудником.

Организация труда

Опишу, на что следует обращать внимание при выстраивании работы удалённых сотрудников.

Постановка задач и отчётность. У вас должна быть система, где каждый видит задачи, которые ему поставлены, и может отмечать прогресс по ним. Мы в своей компании используем «Внутреннюю учётную систему», которую разработали своими силами на платформе 1С.

Общение по работе и не только. Необходимо создать внутреннюю среду для коммуникации. Всячески поддерживать и организовывать не только рабочее общение, но и обсуждения около-рабочих вопросов.

Например, можно выкладывать фотографии «за окном». Когда сотрудники находятся в разных регионах России, может получиться интересный «коллаж» погоды сегодня.

Можно постить даже котиков и анекдоты, если это не мешает работе.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

В нашем «Битрикс-24» создано несколько групп для неформального общения. Например «Программонстры» — группа, где тусуются разработчики.

«1Сное» — группа новостей о платформе 1С, а так же для обсуждения различных 1С-вопросов. «Тусовочная» — группа для анекдотов, картинок и так далее.

«Московский чат» — здесь все сотрудники московского офиса и области обсуждают локальные мероприятия, например, просмотр кино вечером или настольные игры.

Начинающему сотруднику даётся краткое описание групп. Но в целом каждому доступна история всех сообщений, поэтому сориентироваться, в какой группе что происходит, достаточно легко.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Понимание, к кому прийти за советом. В офисе решить этот вопрос довольно легко, в крайнем случае, можно спросить коллегу. Если ты сидишь дома, ты должен понимать, что тоже можешь обратиться за советом и помощью к членам своей команды, и знать, к кому идти в той или иной ситуации.

Чем больше порядка в организации, тем проще удалённому сотруднику. Если в компании бардак, удалённые сотрудники придут в ужас и разбегутся. Чем больше порядка, тем спокойнее им работать.

Управлять удалёнными сотрудниками должны те, кто умеет говорить с людьми, чувствовать их и понимать.

Вместо резюме

Нам нравится осознавать, что благодаря нашей компании классный разработчик может работать на проектах федерального масштаба, живя в крохотном посёлке где-нибудь за Уралом. И ему для получения достойной зарплаты не обязательно переезжать в мегаполис, перевозить семью и бросать малую родину.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

75 ошибок начинающего предпринимателя: опыт бывалых. Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер. «Факапы в бизнесе – обычное дело»: четыре истории о провалах и неудачах. biz360

05 декабря 2018

Источник: https://biz360.ru/materials/kak-organizovat-effektivnuyu-rabotu-udalyennoy-komandy/

ТОП-5 советов для эффективной организации удаленной работы сотрудников

Почему неправы те, кто считает удаленную работу карьерным тупиком? И что нужно для того, чтобы географически рассредоточенная команда трудилась максимально эффективно? Ключ к успеху кроется в грамотной организация удаленной работы сотрудников.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Еще десять лет назад никто не мог представить успешную компанию, штатные сотрудники которой работают из дома, коворкинга или кофейни.

Сегодня удивление, скорее, вызывает фирма, которая обходится без удаленных работников и платформ для унифицированных коммуникаций.

Конференции в Skype и Slack, совместное редактирование онлайн-документов, чаты для штатных сотрудников, которые почти никогда не появляются в офисе, — обыденная картина и в небольших компаниях, и в крупных международных корпорациях.

За последние 10 лет удаленных сотрудников в мире стало больше на 91%, подсчитали исследователи Global Workplace Analytics. Эксперты признают удаленную работу в целом очень успешной формой организации труда. Но с некоторыми оговорками.

Во-первых, удаленная работа — не для всех, указывает Global Workplace Analytics. Некоторые люди продуктивнее трудятся в офисе, в окружении коллег. Во-вторых, удаленная работа требует от сотрудников определенных навыков.

Каких именно? На этот вопрос недавно попыталась ответить рекрутерская фирма TalentLMS.

Опросив более 450 фирм по всему миру, компания составила пять рекомендаций для сотрудников и работодателей, которые хотят повысить эффективность удаленной работы.

Совет 1. Удаленный сотрудник должен уметь трудиться по рабочему графику компании

Многие считают, что удаленный сотрудник сродни «цифровому кочевнику (digital nomad)». Это не так. Цифровой номадизм больше подойдет фрилансерам. Они сами определяют для себя рабочие часы и трудятся в собственном темпе.

Как и удаленные сотрудники компаний, «цифровые кочевники» могут работать из любой точки мира. Но на этом сходство заканчивается.

В отличие от фрилансеров, удаленный сотрудник должен трудиться по плану, который определила для него компания, и соблюдать рабочий график.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников В отличие от фрилансеров, удаленные работники должны находится онлайн в то же время, что и офисные сотрудники компании

По данным TalentLMS, свыше 60% удаленных сотрудников имеют фиксированные рабочие часы, еще часть — ненормированный рабочий день. Так или иначе, они доступны онлайн в то же самое время, в которое остальные сотрудники компании работают на своих местах в офисе. Это дает возможность наладить тесную коллективную работу.

Если раньше вы занимались фрилансом, а теперь хотите стать эффективным удаленным сотрудником, помните, что ваш рабочий график, скорее всего, кардинально изменится, указывает TalentLMS.

Совет 2. Освойте инструменты для удаленной работы

Чтобы стать полезным участником виртуальной рабочей группы, удаленный сотрудник обязан быть «на ты» с современными приложениями для унифицированных коммуникаций и совместной работы. Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Slack — использование этих и других инструментов не должны вызывать у сотрудника никаких сложностей.

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников Гарнитуры для унифицированных коммуникаций — один из главных инструментов удаленного сотрудника

Отдельно стоит упомянуть, что удаленный сотрудник должен пользоваться профессиональными периферийными аудиоустройствами, специально разработанными для унифицированных коммуникаций.

Для повседневного общения в составе географически рассредоточенной команды недостаточно головной гарнитуры потребительского класса. Работнику понадобится устройство, оптимизированное для работы со Skype for Business, Teams и другими UC-платформами.

Профессиональные гарнитуры для удаленных сотрудников имеют несколько важных особенностей:

  • Аудиопроцессор, который гарантирует высокое качество звука в VoIP-приложениях.
  • Органы управления, специально разработанные для быстрого приема и завершения звонков, а также регулировки громкости и отключения микрофона в Skype for Business, Microsoft Teams, UC-платформах Avaya, Cisco и других поставщиков.
  • Технологии снижения ежедневной шумовой нагрузки и защиты слуха от резких скачков громкости, например  SoundGuard. 
  • Конструкция оголовья, амбушюр и микрофонной штанги, позволяющая комфортно носить гарнитуру в течение всего рабочего дня.
  • Отказоустойчивость  и долговечность, на порядок более высокие, чем у гарнитур потребительского класса.
Читайте также:  Бизнес-идеи для начинающих: топ-25 реальных вариантов

Ведущие производители профессиональных аудиоустройств имеют в своем ассортименте целые линейки проводных и беспроводных продуктов, разработанные с учетом всех вышеперечисленных требований и созданные специально для «виртуальных сотрудников».

Компаниям лучше самостоятельно обеспечивать удаленных работников профессиональными аудиоустройствами с учетом используемой UC-платформы, указывает TalentLMS.

Это инвестиция, которая окупится благодаря повышению эффективности коммуникаций, снижению усталости работников и высокому качеству передачи голоса.

Совет 4. Развивайте навыки общения в географически рассредоточенной команде

Источник: https://plantro.ru/news/2019102/top-5-sovetov-dlya-effektivnoj-organizaczii-udalennoj-rabotyi-sotrudnikov/

Можно ли построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками

Существует две точки зрения.

Первая: я строю успешную компанию с удалёнными сотрудниками и буду продолжать в том же духе. Офис не нужен.

Вторая: 9 из 10 фрилансеров сливают мои проекты сразу, а десятый — месяц ковыряет мозги и всё равно сливает. Вертел я вашу удалённую работу во все стороны, навертелся и буду по-прежнему нанимать в офис.

И то, и то — чистая правда.

Просто первые ещё не столкнулись с естественными ограничениями удалённой работы, а вторые не до конца осознали, кого именно и как нужно нанимать.

Удалённый сотрудник ≠ фрилансер

Главная ошибка — путать удалённых сотрудников с фрилансерами. Казалось бы, оба работают из дому или кафе, в офисе не появляются. Какая разница? Но она есть и очень большая.

Фрилансер Удалённый сотрудник

С кем работает С разными клиентами С одной компанией
Как планирует загрузку Ищет заказы сам Задачи ставит работодатель
Условия оплаты Проектная оплата Фиксированная зарплата + премии
График работы Непредсказуемый Должен быть на связи в установленное рабочее время
Оформление ИП или физлицо Штатный сотрудник, оформляется по ТК
Налоги и платежи в фонды Платит сам или уклоняется Перечисляет работодатель

Фрилансер — берёт много заказов от разных клиентов, работает по удобному ему графику. Оплату чаще всего получает попроектно. Работает как ИП или в чёрную. Налоги платит сам или не платит вовсе.

Со стороны клиента оплата труда фрилансера проходит официально по безналу или неофициально — на карту или электронными деньгами. Для работы с фрилансерами из Украины, Беларуси и прочего зарубежья открывают карты и счета для оплаты в «Яндекс.Деньгах», WebMoney, Payoneer, ePayments или других системах, которые позволяют оплачивать услуги без лишних бюрократических телодвижений.

Удалённый сотрудник ничем не отличается от сотрудника в офисе. Но при этом работает из удобного для себя места. Сотрудничает с одной компанией, должен быть на связи в рабочее время, получает фиксированную зарплату плюс премии. Оформлен по ТК РФ, налоги за него в бюджет перечисляет работодатель.

Деньги удалённый сотрудник получает на обычную зарплатную карту, как и любой штатный специалист в офисе.

Что это значит для работодателя

При хорошо налаженной системе постановки и контроля задач работа с удалённым сотрудником ничем принципиально не отличается от работы в офисе. Человек точно так же делает, что скажут, и получает за это зарплату. Делает хорошо — премия, плохо — увольнение.

«Удалённым сотрудникам платят меньше — это объективно. В результате чаще всего удалённые сотрудники берут несколько работ, даже если официально они говорят, что работают только на тебя.

Страдает ли качество, если человек не думает только об одной работе, а думает о двух-трёх и все его дёргают? Конечно, страдает», — Алёна Владимирская, Pruffi, в дискуссии на «Эхе Москвы».

Сотрудничество с фрилансерами — тема изначально куда более болезненная и намного менее предсказуемая. Фрилансер может в любой момент отказаться от работы с вами, если подвернулось более выгодное предложение. Или отложить ваш проект до лучших времён — когда будет время за него взяться. Или просто забить на всё и пропасть с радаров.

Нанимать фрилансера на роль удалённого сотрудника — это почти всегда гарантированный провал.

Фриланс обычно предполагает довольно узкую специализацию, удалённый сотрудник — единица более универсальная. Фрилансер, который настраивает для вас контекстную рекламу или пишет тексты, скорее всего, откажется от задачи «собрать базу поставщиков продукта Х, пробить цены и условия». А вот удалёнщику это вполне можно поручить — и задача будет сделана.

Для фрилансера вы всего лишь один из клиентов — со всеми вытекающими, а для удалённого сотрудника — единственный работодатель. И это сильно влияет на ответственность и отношение к работе.

«Фриланс психологически тяжёл ещё и потому, что человек вынужден трудиться в домашних условиях. Когда ему 20–25 лет и он живёт с родителями, то он постоянно подвергается психологическому давлению в стиле „мой сын/дочь — оболтус, который проводит всё время в интернете“.

Когда фрилансер женится, а потом обзаводится детьми, то он вынужден делить рабочее время с домашними: „моя очередь укачивать ребёнка“, „мне в садик забирать ребёнка“, „мне надо отвезти ребёнка в больницу“.

Потом он перестаёт высыпаться, потом начинает работать по ночам, чтобы рассинхронить время пребывания с семьёй и работу. А потом начинает искать работу, где не надо будет сидеть постоянно дома.

И хороший до этого исполнитель начинает работать всё хуже, всё дольше, пока окончательно не пропадает», — Дмитрий Шахов об управлении агентством с сотрудниками-фрилансерами (2012 год).

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

Что в итоге

Построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками можно, с фрилансерами — практически нереально.

Каким компаниям подходит удалённая работа

В Basecamp удалённо работают все 32 сотрудника компании. А «Тинькофф Банк» организовал удалённую работу для 4000 сотрудников колл-центра.

Наладить эффективную работу с удалёнными сотрудниками можно в масштабах любой компании. Но критическое значение здесь имеет организация системы постановки и контроля выполнения задач, учёта рабочего времени и других бизнес-процессов.

Адепты удалённой работы часто ссылаются на книгу основателей 37Signals и Basecamp Джейсона Фрайда и Дэвида Хенссона «Remote. Офис не обязателен».

Но здесь нужно понимать: книга описывает частный случай организации удалённой работы в софтверной продуктовой компании. Если вы занимаетесь сервисом, промышленным производством или торговлей — ситуация будет совсем другой. Выводить принципы эффективной работы придётся своими силами и учиться на собственных ошибках.

Имеет ли значение размер компании

Ещё один значимый фактор — величина компании. Более 800 IT-специалистов «Тинькофф Банка» по-прежнему работают в офисе, и перспектива перевода их на удалёнку даже не обсуждается.

Для мелкого бизнеса наладить полностью удалённую работу проще из-за отсутствия бюрократии.

В средних и крупных компаниях это сделать намного сложнее. Особенно если речь идёт о сложных процессах. С ростом небольшой компании до более серьёзных масштабов эффективность удалённой работы снижается: даже в Basecamp со временем решили организовать коворкинг, куда могут приходить сотрудники, чтобы спокойно поработать и поделиться опытом.

«Вся стартап-культура — это реальная коммуникация, да, в очень специфических командах. Кажется, что они всё время клацают по клавиатуре и иногда заказывают себе пиццу. Нет, они всё время треплются. Когда я вожу гостей по нашему московскому офису, они обращают внимание на то, что у нас в изобилии переговорок, и они всегда заняты.

Мне каждый раз приходится объяснять людям, далёким от IT-компаний, что это основа работы. При том что уж у нас средств связи и в офисах, и между офисами… Но если люди регулярно не общаются с соседями по комнате и с ребятами, которые сидят в другом корпусе, но так или иначе связаны с ними по работе, работа начинает идти плохо.

Источник: https://www.cossa.ru/152/167927/

Как наладить удалённую работу сотрудников

Как эффективно организовать удаленную работу сотрудников

руководитель отдела корпоративных коммуникацийаудиторско-консалтинговой группы BDO Unicon Outsourcing

Нынче модно писать о дистанционной работе и о том, как это замечательно для сотрудников.

Работодатели в сложные времена тоже начинают задумываться о том, как было бы славно отправить всех специалистов трудиться по домам и сэкономить на аренде и оргтехнике.

Однако не все хорошо представляют себе, что требуется для того, чтобы дистанционная работа была столь же эффективной, как и работа в офисе. Вот на что стоит обратить внимание.

Поймите причину

Определитесь, зачем вам это нужно. Потому что сотрудники об этом просят? Чтобы быть в тренде? Вряд ли. Хороший вариант ответа: сократить расходы на аренду офиса или фонд заработной платы.

Возможны и другие мотивы.

Например, человек нужной квалификации соглашается работать за приемлемые для нас деньги, но только из дома, или ценный специалист переезжает в другой город и может работать дистанционно.

Год назад я была вынуждена переехать в Петербург по личным обстоятельствам, однако компания решила не отказываться от сотрудничества со мной. Мне был установлен испытательный срок, в течение которого мои коллеги могли оценить, насколько удобно для них сотрудничество в таком формате.

Сегодня в BDO Unicon Outsourcing дистанционно работает уже около 30 человек. Часть из них — это IT-специалисты, отвечающие за поддержку клиентов. Все они живут за пределами Москвы, в городах, где стоимость труда ниже. В итоге все в выигрыше: сотрудник получает возможность участвовать в крупных проектах и высокую по местным меркам зарплату, а мы экономим на аренде офиса и фонде оплаты труда.

Оцените ситуацию

Убедитесь в том, что задачи, которые вы собираетесь передавать дистанционному сотруднику, в принципе можно решать на расстоянии.

Едва ли вы сможете позволить работать удалённо HR-директору или секретарю: для этих людей очень важен личный контакт с коллегами.

А вот работа бухгалтера, программиста, корректора, специалиста по кадровому администрированию, маркетингу зачастую легко может выполняться удалённо.

Подумайте о том, способен ли в принципе человек, с которым вы собираетесь сотрудничать, полноценно работать в ситуации, когда на него не смотрит бдительное око начальства.

Возможно, это звучит странно, но существует множество взрослых людей, которые не умеют себя контролировать и планировать собственное время, постоянно отвлекаются от своих задач (благо дома количество соблазнов резко возрастает). Работа с такими сотрудниками мгновенно превращается в скачки с препятствиями и гадание на кофейной гуще.

Сделал? Не сделал? Как угадать, когда задача будет выполнена? Поэтому постарайтесь трезво оценить зрелость и уровень ответственности специалиста, с которым хотите сотрудничать.

Важно быть уверенным в том, что нанимаемый специалист достаточно мотивирован, чтобы трудиться в одиночестве, без подбадривания со стороны коллег. Поэтому я не советую нанимать новых сотрудников удалённо, если речь идёт не о сдельной работе. Присмотритесь к человеку в офисе в течение нескольких месяцев и решите, можно ли ему работать удалённо.

Подготовьте инфраструктуру

Не менее важно оценить уровень зрелости компании.

Если ваша бухгалтерия (системные администраторы, менеджеры по продажам — выберите любую службу, с которой вашему дистанционному сотруднику придётся постоянно взаимодействовать) не умеет отвечать на электронные письма, теряет документы, а решение любого вопроса происходит только за чашкой кофе — работа на расстоянии не для вашей компании.

Проверьте работоспособность IT-инфраструктуры в дистанционном режиме. Вашим сотрудникам, которые будут трудиться из дома, наверняка понадобится доступ и к внутренним системам компании, и к общим папкам. Возможно, им также потребуется корпоративный мобильный телефон.

Надо сказать, что сотрудник, работающий удалённо, — это настоящая лакмусовая бумажка для IT-отдела. За полтора года наши «домашние» сотрудники выявили больше проблем и багов, чем несколько сотен человек, которые трудятся в офисах.

Определите график

Установите показатели, на основании которых вы будете оценивать работу сотрудника. Для этого надо ответить на другой вопрос: а можете ли вы поставить своему сотруднику измеряемые цели? Скажем, нанимать PR-менеджера для того, чтобы он «поддерживал имидж компании» не очень разумно даже в том случае, когда он сидит в офисе.

А если он работает из дома, у вас уж точно должны быть чёткие договорённости: скажем, один мониторинг прессы в месяц, некоторое количество статей, новостей компании и материалов в интранет.

Иначе у вас очень быстро начнутся конфликты, когда руководитель будет убеждён, что его подчинённый бездельничает, а последний будет утверждать, что работает, не покладая рук.

Чётко распределяйте между своими сотрудниками ответственность в рамках одного проекта. В условиях дистанционной работы вероятность сбоев в коммуникации резко повышается, и, следовательно, больше шансов, что два специалиста будут делать одну и ту же работу или, наоборот, какой-то важный участок не будет сделан.

Не забудьте оговорить и часы, в течение которых сотрудник всегда должен быть на связи. В нашем случае дистанционные сотрудники следуют офисному графику — любой специалист всегда находится на связи и способен оперативно решить любую проблему.

Признаться, я терпеть не могу миф, которому пытаются следовать некоторые работники, только начинающие трудиться в дистанционном режиме: днём они могут сварить борщ без отрыва от производства и сходить в парикмахерскую, а отчёт они напишут ночью.

Постойте, кого мы обманываем? Каково будет качество этого отчёта? А какова будет ваша продуктивность на следующий день? То-то.

Заключите договор

Трудовой договор для дистанционного сотрудника несколько отличается от стандартного: например, в нём отсутствует пункт о том, что вы должны предоставить ему рабочее место, а ответственность за соблюдение безопасности и режима труда и отдыха возлагается на него самого.

Однако необходимо помнить, что такой специалист обладает теми же правами, что и тот, кто трудится в офисе. Вы должны предоставить ему необходимую для работы технику, и он может рассчитывать на те же бонусы и тот же социальный пакет, который вы предоставляете другим сотрудникам.

Однако самый важный пункт в договоре — это условия прекращения сотрудничества. Советую продумать их очень тщательно. Если за сотрудником по-прежнему сохраняется право уволиться по собственному желанию, предупредив компанию за две недели, то ситуация с увольнением по инициативе работодателя несколько иная.

Российское трудовое законодательства делает для добросовестного нанимателя процедуру увольнения даже самых отъявленных бездельников весьма затруднительной. А для дистанционного сотрудника и вовсе открываются огромные возможности для злоупотреблений. Его-то за прогулы не уволишь.

Поэтому советую очень точно сформулировать в договоре все случаи, когда компания может распрощаться с сотрудником.

Есть и ещё один деликатный нюанс налогового законодательства, о котором необходимо помнить: компания обязана удостовериться в том, что её сотрудник является налоговым резидентом Российской Федерации, то есть является гражданином страны и проводит на родине больше 183 дней в год, а не сидит 12 месяцев где-нибудь на Гоа. В последнем случае сотруднику (а точнее – вашей бухгалтерии от имени сотрудника) придётся заплатить не 13 % подоходного налога, а 30 %. В доказательство сотруднику раз в полгода стоит предоставлять копии его заграничного паспорта.

Наладьте контакт

Способность удалённого сотрудника к поддержанию контакта с коллегами и самостоятельному сбору информации снижается.

Тот факт, что теперь он не может тратить рабочее время на сплетни за чашечкой кофе, к сожалению, означает и то, что теперь этот человек не будет знать, что такая-то собирается в декретный отпуск и её не стоит вовлекать в долгосрочные проекты, а в такой-то день вы договорились устроить празднование дней рождений сотрудников и не надо назначать в это время совещание.

Постарайтесь упростить сотруднику общение с коллегами и получение информации о том, что происходит в компании: любые информационные рассылки и письма, интранет, сводные планы работы отдела, еженедельные совещания — ваши лучшие помощники.

Мы решаем проблему с помощью еженедельных и ежеквартальных совещаний, в которых часть сотрудников участвует лично, а часть — через Webex. На собрания могут приглашаться другие отделы. Мы обсуждаем задачи и проблемы, делимся информацией.

Таким образом, каждый сотрудник всегда в курсе дел.

Обеспечьте обратную связь

Не менее важно вовремя давать человеку обратную связь. Ничто так не демотивирует сотрудника, как ощущение, что он работает в стол. Специалист помог вам с подготовкой доклада? Расскажите, как этот доклад был воспринят публикой.

Он пишет статьи в интранет? Дайте возможность собрать статистику посещаемости и расскажите, как оживлённо сегодня утром коллеги обсуждали последнюю статью.

Ваш дистанционный сотрудник должен хорошо понимать, зачем он выполняет такое-то задание, в чём его смысл и что будет с результатом его работы. Только в этом случае он будет трудиться с увлечением.

Этот пункт равно справедлив и для любых офисных специалистов, но дистанционно работающий сотрудник в большинстве случаев не может собрать информацию сам или догадаться об успехе или неуспехе проекта по каким-то косвенным признакам.

Поэтому любые проекты мы активно обсуждаем на еженедельных встречах, по результатам любого мероприятия готовится отчёт, который рассылается всем заинтересованным лицам.

Кроме того, в конце каждого месяца делается отчёт о работе отдела, а итоги года подводятся на общем собрании, где все сотрудники присутствуют лично.

Дистанционные сотрудники из моего отдела один-два раза в месяц приезжают в московский офис, а также раз в неделю обязательно встречаются и работают вместе (так как живут в одном городе и имеют такую возможность).

Как бы ни было привлекательно сотрудничество на расстоянии, порой личная встреча способна решить очень много вопросов, которые никак не желали решаться дистанционно. И, конечно, наша компания предпочитает проводить ежегодную оценку сотрудников только в их личном присутствии.

Источник: https://www.the-village.ru/village/business/management/174449-kak-naladit-udalennuyu-rabotu-sotrudnikov

Как наладить работу удаленных сотрудников

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В  этой статье мы поговорим  на тему Как наладить работу удаленных сотрудников, почему удаленная работа становится все более популярной и востребована в среде работодателей.

Некоторые работодатели принимают сотрудников на удаленную работу.

Как правильно организовать работу

Что нужно для того, чтобы она была правильно организована?

В первую очередь надо четко представлять, для чего это надо. Основной причиной является экономия средств на содержании офиса, оплате коммунальных платежей, услуг связи, приобретении мебели и оргтехники, канцелярских принадлежностей.

  • Могут быть и другие причины.
  • К примеру, вам нужен специалист, который согласен работать за оговоренную сумму, но только дома, или хороший сотрудник меняет место жительства и согласен трудиться удаленно.
  • И такой вариант подходит обеим сторонам – исполнитель имеет возможность принять участие в интересном проекте, получая за это приличную зарплату, а работодатель может сэкономить на аренде помещения и фонде оплаты труда.
  • Прежде, чем брать на дистанционную работу сотрудника, убедитесь, что те задачи, которые ему придется выполнять, можно решать дистанционно.

Допустим, секретарь не сможет на расстоянии выполнять свои обязанности, ему необходимо лично контактировать с руководством компании и коллегами по работе. А вот бухгалтер, маркетолог, программист, специалист по кадровой работе вполне могут работать удаленно.

  1. Убедитесь, что человек, которого вы принимаете на работу, сможет работать самостоятельно и результативно в то время, когда за ним нет контроля начальства.
  2. Есть такие люди, которые не могут правильно управлять своим временем, они отвлекаются на всякие мелочи, тем более что дома их предостаточно.
  3. Они переключаются с работы, например, для того, чтобы поговорить по телефону, просмотреть почту, послушать новости и считают, что работа никуда не убежит, то, что не успеют сделать сегодня, доделают завтра.
  4. И постепенно количество не выполненной работы растет, как снежный ком.

Сотрудничество с таким специалистами принесет только проблемы и головную боль. Придется постоянно думать, успеет ли он выполнить задание в установленный срок или сорвет сроки.

  • Поэтому при подборе специалиста надо трезво оценивать его возможности, уровень его ответственности.
  • Нужно убедиться в том, что специалист достаточно подготовлен и мотивирован для удаленной работы, что он сможет работать в одиночестве и без постоянного контроля.
  • Удаленному работнику для общения с заказчиком понадобится электронная почта, Skype, умение пользоваться специальными программами, работать в Worde, Excele.

Надо уметь правильно распределять обязанности между специалистами. Если этого не предусмотреть, может получиться так, что несколько сотрудников выполняют одно и то же, а какая-то часть проекта останется невыполненной.

  1. Надо оговорить время, когда специалист в обязательном порядке должен быть на связи.
  2. С сотрудником надо заключить трудовой договор, где прописать, на каких условиях специалист будет работать.
  3. Он имеет некоторые отличия от типового:
  4. В нем нет пункта о том, что специалиста должны обеспечить рабочим местом, а ответственность за соблюдение безопасности и режима труда и отдыха несет он сам.
  5. Но, в то же время, такой специалист имеет такие же права, как и постоянный специалист.
  6. Ему выплачивается заработная плата, премии, материальная помощь; в случае временной нетрудоспособности оплачивается больничный лист; при уходе в отпуск выплачиваются отпускные; начисляется трудовой стаж, необходимый при выходе на пенсию при достижении определенного возраста; за него перечисляются установленные законодательством налоги и отчисления во внебюджетные фонды.
  7. Важным пунктом в договоре является пункт о прекращении сотрудничества.

Сотрудник имеет право уволиться по собственному желанию, поставив в известность руководство за 2 недели до увольнения. А вот ситуацию увольнения по инициативе руководства придется тщательно продумать.

Для дистанционного работника открываются большие возможности для злоупотреблений. К примеру, увольнение за прогулы к нему не подойдет.

  • Поэтому в договоре необходимо четко оговорить, за что его можно будет уволить.
  • Одной из распространенных схем работы с удаленным персоналом является треугольник мотивации.
  • Ничего сложного здесь нет – специалисту выдается поручение, оговаривается бюджет, устанавливаются сроки, приоритеты, оговариваются дополнительные требования, устанавливаются необходимые для работы программы и его работа контролируется при помощи отчетности.
  • Такая модель часто используется менеджерами проектов, руководителями IT-компаний с использованием программ по автоматизации управления бизнесом.
  • Но в этой схеме мало человеческого фактора.
  • Человек – не робот, и у него могут возникать разные проблемы, к примеру, он может криво написать код или оформить дизайн и сдать его с опозданием на несколько часов.

К каждому удаленному сотруднику нужен индивидуальный подход. Руководитель должен знать о его проблемах, а для этого необходимо доверие.

Виды проблем

Проблемы могут быть:

  • Личного характера – семейные, жилищные;
  • Трудовые отношения — чтобы быть в курсе происходящих в коллективе событий, надо периодически общаться с коллегами;
  • Недостаточно знаний и опыта – надо на постоянной основе обучать специалистов — организовывать мастер-классы, проводить тематические тренинги.

Для общения с удаленным работником надо использовать следующие механизмы:

  • Между специалистами и руководством должна действовать развитая система коммуникаций;
  • Сотрудник должен участвовать в обсуждениях планов, проектов;
  • Должен быть обеспечен доступ к информации и нужным в пределах своей компетентности файлов;
  • Определенность в отношениях;
  • Корректная постановка задач.

Специалист отчитывается о проделанной работе, составляет план на следующие этапы работы.

О профессиях для удаленного заработка вы узнаете, перейдя по ссылке https://web4job.ru/professii-dlya-bystrogo-zarabotka-v-internete/.

Посмотрим видео на тему Как наладить работу удаленных сотрудников

Как контролировать работу сотрудников удаленно

Как правильно организовать контроль времени удаленного сотрудника

Как работать с удаленными сотрудниками. Мотивация удаленных сотрудников

Как организовать работу команды

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Как наладить работу удаленных сотрудников, на что надо обратить внимание, чтобы работа специалистов было эффективной.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Источник: https://web4job.ru/kak-naladit-rabotu-udalennyx-sotrudnikov/

Ссылка на основную публикацию