Как пережить аврал на работе

Саморазвитие

Пять способов сосредоточиться во время аврала на работе

11 августа 2020 2 533 просмотра

Дарья Гордеева

Все мы рано или поздно сталкиваемся с завалом на работе, когда к накопившимся задачам добавляются все новые и новые, а сроки горят. В такой ситуации очень важно не впадать в отчаяние и сохранять спокойствие. Но как это сделать? Вот несколько советов от Эми Джен Су — профессионального коуча и одного из экспертов книги «Фокус внимания».

1. Не сопротивляйтесь

Фокус внимания
Признать, что в жизни наступил сложный период, — первый шаг к тому, чтобы выбраться из тупика. Признание вовсе не означает, что вы сдались. Напротив, это знак, что вы осознаете ситуацию и готовы действовать.

Помните, как в физике: из-за сопротивления проводника ток ослабевает. В жизни все точно так же: чем больше вы сопротивляетесь, тем больше теряете сил.

2. Назовите эмоции

Естественная реакция нашего мозга на стрессовую ситуацию — «бей и беги». Если поддаться ей, можно наломать еще больше дров и попасть в затяжной кризис. Вот почему важно сделать паузу и не поддаваться первому порыву.

Источник

Когда в следующий раз вас настигнет аврал, попытайтесь отстраниться и назвать свои чувства. Что именно вас сейчас тревожит? Давление со стороны? Чувство вины? Тревога?

3. Помните, что выбор за вами

Исследования Питтсбургского университета показали, что тревожность напрямую влияет на наши когнитивные способности. Чтобы избавиться от этого чувства, важно напоминать себе, что вы можете контролировать ситуацию и оставлять выбор за собой.

Ответьте себе на следующие вопросы:

• Какие задачи критически важно сделать сегодня для успеха проекта?
• Что я могу сделать после работы, чтобы набраться сил?
• От чего мне нужно отказаться на данном этапе?

4. Общайтесь

Во время аврала или неудач на работе очень важно поддерживать общение с коллегами и друзьями, каким бы утомительным это ни казалось на первый взгляд.

С коллегами вы можете честно обсудить ситуацию, услышать их ожидания и, возможно, даже пересмотреть сроки выполнения задач. А в каких-то случаях — разделить ответственность и делегировать часть задач.

Источник

В общении с близкими людьми тоже важно заручиться поддержкой. Сообщите, что у вас сложный период, попросите не беспокоить вас по пустякам и снять с вас часть задач, которые не относятся к работе.

5. Проявите сострадание к себе

Если вы не соответствуете собственным представлениям об эффективности, это еще не повод заниматься самобичеванием. Напротив, в таких случаях как никогда важно перестать строить из себя героя и проявить заботу к себе самому.

По материалам книги «Фокус внимания»

Фото на обложке отсюда

8 советов, которые помогут справиться с завалом на работе

Близится конец года, а это означает, что у многих объем работы удваивается или даже утраивается. Мысли обо всем, что нужно сделать, заставляют нервничать. Work.ua подскажет несколько трюков, как со всем справиться.

С авралом на работе приходилось сталкиваться всем. Большинство из нас в такой ситуации начинают злиться, некоторые — паниковать. Work.ua подготовил несколько советов, как сохранить спокойствие под рабочими завалами, не поддаваться общей панике и оставаться работоспособным.

1. Разработайте стратегию

Если у вас гора работы, вам нужна стратегия. Сядьте с листом бумаги и несколькими цветными ручками, запишите все свои задачи и сделайте визуальное расписание.

Человек не может помнить все свои дела и тем более все действия, которые нужно сделать для выполнения этих дел, поэтому план так необходим.

Легче создать электронную таблицу, но она хуже удовлетворяет такое желанное чувство контроля над ситуацией, да и заглядывать в нее вы будете реже, чем в бумажную, висящую над рабочим столом.

2. Планировать слишком много так же плохо, как и не планировать вовсе

Оценивайте свои силы реалистично. Не стоит думать, что чем больше дел вы запишете в ежедневник, тем быстрее вы их сделаете. Если в прошлом году вы подготовили ежеквартальный отчет за неделю, не рассчитывайте, что в этом году вы закончите его за три дня.

3. Избегайте перфекционизма

Хорошо делать хорошо, но если вы уже очень долго работаете над чем-то в гонке за совершенством, остановитесь (если от этой вашей работы не зависит чья-то жизнь, конечно). Помните, чаще всего достаточно сделать просто хорошо и вовремя, чем целиться только на идеальный результат.

4. Будьте честными

Научитесь говорить о своей загруженности. Если вы нервничаете или перегружены, или по каким-либо причинам не можете придерживаться графика, скажите об этом.

Есть высокая вероятность, что кто-то из коллег может вам помочь, или хотя все будут знать, чего ожидать, или лишний раз не отвлекать вас мелкими вопросами.

5. Откажитесь от второстепенного

Когда на работе аврал, лучше разделите на главные и второстепенные не только рабочие дела, но и личные задачи. В случае, если есть возможность отказаться от дополнительных домашних дел или помощи кому-то, лучше откажитесь.

6. Делегируйте

Конечно, лучше вас самих никто вашу работу не выполнит. Но когда вас настигает кризис, лучшим вариантом будет делегировать дела коллегам или родным. Разбейте большие задачи на маленькие и попросите помощи с незначительными вопросами.

7. Наведите порядок

Если вы тратите полчаса, чтобы найти важный документ, неудивительно, что вы ничего не успеваете. Всегда ставьте тему письма, не называйте файлы и документы загадочными «123», это экономит не только ваше время, но и чужое.

Хаос на рабочем месте порождает хаос в голове, последствия которого гораздо хуже. Творческий беспорядок — это лишь красивая метафора, не более.

8. Режим дня полезен не только для детей

Бессонница или вредная пища только отнимет у вас больше сил. Запомните, что именно после ночи без сна существенно снижается концентрация и ваши когнитивные способности. Высыпайтесь, питайтесь правильно, и вы заметите, как это отразится на вашей памяти и работоспособности.

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Как пережить аврал на работе

Стол завален бумагами, телефон звонит каждые пять минут, в кабинет постоянно кто-то заходит с очередными новостями и поручениями, сроки горят!

А самое ужасное то, что сделать все важные дела к 18 часам вечера точно не получится. Придётся задержаться в офисе, иначе последуют санкции от работодателя в виде выговора, лишения премии или даже увольнения.

Бороться с авралами или найти новую работу?

Авралы на работе воспринимаются многими людьми как норма. Даже учитывая тот факт, что сверхурочные, как правило, не оплачиваются.

Любой работник понимает, что во время экономического кризиса ему быстро найдут замену, если он не справится со своими обязанностями.

И всё-таки акцент нужно делать на повышении профессионализма, а не на усилиях сверх меры. Если работа в авральном режиме в вашей организации – это норма, следует подыскать себе новое место.

Пожалейте своё здоровье! Вы не должны расплачиваться за плохую организацию труда и экономию на кадрах.

Ведь когда у вас случится нервный срыв, или вы угодите в больницу, работодатель ни капельки не раскается, зато быстро подыщет нового раба на ваше место.

Другое дело, если авралы случаются лишь иногда, время от времени. Такое бывает в любой организации.

Например, есть какой-то важный, но нестандартный проект, и его реализация требует больших усилий. Или некоторые сотрудники ушли в отпуск, а их обязанности возложили на вас.

Последствия аврала можно свести к минимуму, если правильно к нему подготовиться, а также вести себя спокойно во время высокой загруженности.

Подготовительные действия перед авралом

Если вы видите, что назревает аврал, завершите как можно больше мелких текущих дел, пока ещё есть время. Не нужно тратить драгоценные часы на кофе и болтовню с коллегами.

Через несколько дней, когда наступил аврал, вас хотя бы не будут угнетать рабочие задачи за прошлые периоды. Дома хорошенько отдохните и наберитесь сил. Они вам впоследствии пригодятся.

Что делать, если аврал уже наступил?

1. Не распыляйтесь на все дела одновременно. Иначе не сможете эффективно выполнить ни одно из них. Выберете два самых срочных поручения и начните работать. Только потом переступайте к следующим делам.

2. Вам необязательно отвечать на все телефонные звонки, если, конечно, вы не работаете с клиентами. Этот совет хорош для работников государственных организаций. Дело в том, что любые звонки сильно отвлекают от текущего дела. Иногда трубку можно и не брать. В любом случае вы всегда сможете сказать, что вышли в туалет или в кабинет коллеги по рабочему вопросу.

3. Найдите себе помощника. Не нужно пытаться доказать всем, какой вы герой, раз столько успеваете сделать самостоятельно.

Напротив, чем больше вы будете «пахать», тем больше дел на вас в итоге навешают. Лучше обратитесь за помощью к коллеге, который ничем особо не занят, и честно признайтесь, что у вас завал.

Пообещайте человеку, что и он сможет в будущем рассчитывать на вашу поддержку.

Если среди коллег вы не найдёте добровольцев, обратитесь к непосредственному руководителю и попросите выделить вам помощника. Иногда этот способ срабатывает, особенно если аврал – это не ваша вина, а стечение обстоятельств в организации.

4. Не перетруждайте свой организм каждый день. Работать по 12-14 часов в сутки в течение нескольких дней подряд нельзя. Заранее определите, в какие дни вы будете «пахать», а в какие забьёте на все дела.

Например, можно ударно поработать в понедельник (сразу после выходных), среду и выйти в офис в субботу. А на другие дни спланировать активный отдых, чтоб уж точно не было соблазна опять переключиться на аврал.

5. Не отвлекайтесь на мелочи. Вы даже представить себе не можете, как много времени они отнимают, а вы этого даже не замечаете. На время аврала забудьте про социальные сети, беседы по телефону по личным вопросам, кофе и чай с коллегами. Сосредоточьтесь на решении задач.

Не позволяйте коллегам и даже начальникам втянуть вас в длительную беседу. Сразу дайте им понять, что вы заняты (в вежливой форме, конечно).

Не стоит бояться аврала! Ведь беспокойство по поводу грядущей или уже наступившей загруженности отнимает ещё больше душевных сил, чем работа как таковая.

Просто действуйте. Время пролетит быстро, вы даже не заметите. И тогда аврал оставит вас в покое.

Как снизить напряжение, если работа горит, а вы устали — Лайфхакер

В августе «Бомбора» опубликовала книгу для тех, кто хочет без страха браться за самые сложные проекты и доводить дела до конца, — «Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться» Тимура Зарудного и Сергея Жданова. Лайфхакер публикует главу 15 под названием «Избегать напряжения из‑за завалов».

Как бы хорошо я ни настраивал систему, рано или поздно сбиваюсь с курса: работу критикуют и становится страшно начинать, случается аврал, я забываю про воспитание привычек, ничего не радует и хочется начать что‑нибудь новое. Я часто бросал начинания именно от этого — из‑за сложностей, которые приносит хаос мирового непостоянства.

Я заметил, что это случается по двум сценариям: либо появляется внутреннее напряжение, либо перестает хватать внутреннего топлива.

Напряжение возникает, когда вас резко перегружает информацией и делами:

• появляется много проектов, которые нужно срочно закончить — именно сегодня;
• кажется, что обязательно налажаешь, если незадолго до этого услышал жёсткую критику;
• устал, очень хочешь послать всё к черту, но почему‑то чувствуешь себя заложником ситуации и продолжаешь терпеть.

Топливо заканчивается в тех случаях, когда вы привыкли действовать из острой потребности, но в данный момент её нет, и необходимость делать пропадает. Энергии нет — это беспокоит, но не до такой степени, чтобы собраться, взять и сделать:

• ушёл на фриланс и пропала необходимость рано ездить на работу — встаёшь поздно и чувствуешь себя разбитым;
• проект делается для себя, и у него нет четкого дедлайна — пускай полежит;
• не понял пользу изучения нового языка — каждый раз откладываешь.

В этой главе поговорим про то, что делать с напряжением. В следующей — про недостаток топлива и скуку.

Откуда берётся напряжение

Иногда всё дело в потере смысла: ежедневные вызовы захлёстывают, и я не могу представить общую картину в голове. Иногда не понимаю, с чего начать, и дело кажется большим и суперсложным. В первой главе мы разбирали, как с этим справляться:

• описать проблему как есть;
• перечитать табличку, которая напомнит, для чего всё это затевалось;
• подумать, как можно упростить проект.

Но это всё не сработает, если нет сил. Колеса крутятся, а машина не едет — забуксовала. Это и есть напряжение. Сейчас самое время снова вспомнить про мозг и миндалину.

Это самое напряжение рождается в миндалине — парной структуре мозга, которая является центром боли и помогает запоминать поведение при негативном опыте, чтобы избегать его в будущем. Миндалина похожа на тревожную кнопку, которая включается при любой ситуации, ассоциирующейся с болью и страданием. Это хорошо, потому что мы учимся не повторять ошибок, но иногда механизм ломается.

Иногда это случается, когда мы устаём: кругом враги, а в мыслях негатив, потому что на них влияет контекст и состояние. Неприятные мысли повторно возбуждают миндалевидное тело, записываются в долговременную память и возвращаются в виде новых неприятных мыслей. Круг замкнут, выхода нет, со стороны смотреть некому.

В этом состоянии алгоритм из первой главы не сработает, потому что всё бесит и разбираться с табличками и пользой не хочется — сложно даже это. Если заставлять себя продираться сквозь дела и планы, то, скорее всего, всё станет хуже и сложнее: свободолюбивый мозг не любит принуждения.

Поэтому я следую заветам Брюса Ли и не тренируюсь в плохой форме, чтобы не вырабатывать вредные привычки. Вместо этого — перезагружаюсь.

Иногда депрессивные состояния случаются в пасмурные дни. Раньше это объясняли высоким уровнем гормона мелатонина, который выделяется, когда мало света, и поэтому хочется спать.

Но в декабре 2018 года появились два новых исследования, которые говорят, что дело скорее в специальной мозговой цепи, соединяющей светочувствительные клетки в сетчатке с областями мозга, которые влияют на настроение.

Как бы то ни было, вывод всё тот же: мало света — включайте лампы.

Пора разбираться, что всё-таки может сработать.

Перестаньте делать то, что делали

Как только я понимаю, что застрял и меня всё бесит, я первым делом прекращаю на себя давить и меняю обстановку. Это нужно, чтобы избавиться от негативных мыслей, которые формируют контекст восприятия. Просто прекращаю следовать плану и делаю что‑нибудь противоположное.

Давить	Перезагружаться
Обнаруживаю себя в соцсетях — пытаюсь насильно вернуть внимание к работе.	Закрываю ноутбук, встаю из‑за стола, завариваю чай и иду смотреть в окно.
Запланировал позаниматься 3D моделированием, но после работы не сильно хочется — сижу через силу.	Беру перерыв и выхожу на пробежку.
Проспал будильник — бешусь, что всё утро мимо.	Сосредоточиваюсь на утренних ритуалах, чтобы прийти в форму, — что есть, то есть.

Поначалу вырваться из текущего действия сложно. Например, я заметил, что мне тяжело оторваться от работы, если я ещё не дошёл до логической точки (не дописал осмысленный абзац) или в наушниках играет музыка (песня не закончилась — прерываться рано). Но это важный навык, которому стоит учиться: это помогает быстро переключаться и сокращать тормозной путь.

У меня есть правило: как только заканчивается дело, не сразу кидаться на следующее, а завести будильник на 15 минут и ничего не делать.

Раньше я пробовал следить за дыханием или сидеть в тишине, но потом понял, что нужно вообще отказаться от деятельности — просто сидеть и смотреть перед собой. Это хороший приём для снижения тревожности — я к нему ещё вернусь.

Меня выбивает из колеи учебное вождение по городу. Плотное движение, нервный инструктор, много отвлечения. Если вождение утром, то сразу после занятия тяжело включиться в работу. Поэтому я не спешу: приехал на работу — поел, почитал, поспал 20 минут, только после в бой. Лучше час собирать себя, чем сидеть за работой в диком раздрае и беситься.

Прислушайтесь к себе и поймите, чего хочется. Важно понимать: всегда можно всё бросить и передоговориться. Работать в поту и крови с надеждой, что разгребёшься и настанет счастье, — ерунда. Это как вычёрпывать воду из протекающей лодки дырявой кружкой. Рационально это понимают все, но пересилить свои импульсы очень сложно.

Снижайте детализацию

Если не можете оторваться и заварить чай, снижайте уровень детализации: закройте глаза на 30 секунд, встаньте и сразу сядьте, выключите музыку.

Когда начинается внутренний шторм, мне помогает снижение количества входящей информации и требований к себе. Это повторение истории о том, что иногда нужно перенести все дела, кроме одного. Такое случается, это нормально.

А ещё полезно поменьше фокусироваться на планах. Выбрал три проекта на неделю, ими и занимаюсь. Хотел и собирался поделать что‑то ещё — выберу эти занятия на следующей. Ещё важно понизить ожидания и дать себе возможность вовремя исправиться. Чтобы ошибки не воспринимались как что‑то критичное и непоправимое.

Я писал курс в два приёма: черновик для тестовой группы и чистовик для основной.

В черновике я могу писать сыро, использовать простые обороты и не вдаваться в объяснения — никаких заморочек, ошибиться не страшно.

Когда отправлю его и он пройдёт первую проверку, у меня появится достаточно сил и энергии, чтобы довести всё до читабельного состояния: он уже проверен на чушь и ошибки. Красота.

Главное — начать движение и получать от этого удовольствие. Чем дальше, тем увереннее.

Наблюдайте за мыслями и действиями

Запоминайте состояния, которые соответствуют спокойному восприятию и неадекватному. Я понаблюдал за собой и разделил своё поведение на два типа: когда я в огне и когда я спокоен и аккуратен.

В огне	Спокоен
Стараюсь одолеть проблему наскоком	Чередую работу с отдыхом
Отвлекаюсь на раздражители: могу рано встать и сесть за ноутбук, но зависнутьв соцсетях на час	Не начинаю работу без понимания задачи: не понял — не приступил
Зацикливаюсь на мыслях о том, что будет, если не успею	Целиком нахожусь в процессе и не отвлекаюсь

Если я в огне, но стараюсь воспроизводить действия, характерные для спокойного восприятия, то постепенно прихожу в нейтральное состояние. Это удивительная штука, которая часто меня спасает. И лучше всего она работает после 15 минут ничегонеделания.

Другой классный приём, который помогает вынырнуть из мыслительного омута и помочь внутреннему переключателю внимания, — «вижу‑слышу‑чувствую». Смысл в том, чтобы смотреть перед собой, регистрировать всю входящую информацию и раскладывать её по полочкам:

• проехал автомобиль — слышу;
• кольнуло в плече — чувствую;
• долетел запах жареной картошки — чувствую;
• перед окном пролетела птица — вижу;
• качнулась ветка березы — вижу.

Это помогает сместить внимание с контекста напряжения и внутренних мыслей на то, что происходит вовне. Помогает.

Убедите себя, что это не страх, а азарт

Звучит по‑дурацки, но это работает, потому что у обоих чувств одно топливо — гормон кортизол. Он выделяется при реакции на стресс и активирует симпатическую нервную систему: ускоряет работу сердца, мышцы напрягаются — и вот вы уже готовы к драке. Чтобы убедить себя, я так и говорю: «Чувак, тебе не страшно, тебя колотит от предвкушения того, какую классную штуку ты сейчас выпустишь».

Нам кажется, что стресс — опасный враг, но на самом деле всё немного иначе.

Стресс действительно ухудшает здоровье и запускает болезнь, но только в том случае, если человек этого боится и ждёт.

Исследование Университета Висконсина показало , что опасен не сам стресс, а убеждение в том, что он опасен. Если поменять отношение к стрессовым ситуациям, то и тело будет реагировать иначе.

Этот приём помогает справляться с давлением перед сдачей серьёзного проекта, в котором до этого я совершал жуткие косяки. Если страх провала сильнее и азарт не вызывается, пробую изменить внутреннее состояние прямым воздействием: побегать или принять контрастный душ. Это заряжает порцией эндорфинов и помогает не скатиться в депрессивные мысли.

Если приём срабатывает, важно не перегореть и работать циклически. Для этого я включаю таймер: он возвращает к реальности и заставляет прерываться. Это похоже на длительный забег: если выкинуть всю энергию на старте, то быстро выдохнешься.

Вообще ничего не делайте

Отличный способ снижения внутреннего напряжения. Завожу таймер на 15 минут и ничего не делаю: не читаю книг, не листаю соцсети, не медитирую и не слежу за дыханием. Просто сижу или лежу и стараюсь не реагировать на позывы куда‑нибудь бежать.

Это работает, потому что не нужно предпринимать никаких действий — кроме, собственно, выставления таймера. 15 минут не такой большой срок, чтобы не найти время на подобную паузу.

Главное здесь — поймать внутреннее расслабление. В этом состоянии включается сеть пассивного режима работы мозга, которая нужна для общения мозга с самим собой. Это важно для компиляции разрозненных данных в идеи или желания. Это обычно происходит, когда лежишь под деревом в солнечный день, сидишь на скамейке или смотришь в окно. Вы наверняка это испытывали. Ньютон так точно.

Отдыхайте, расслабляйтесь и общайтесь с друзьями

Полезно учиться отдыхать и ограничивать себя в информации: не читать новостей, меньше заглядывать в соцсети, не трепаться попусту. Про новости и соцсети ясно: они играют на нашей потребности обращать внимание на всё новое и страшное, поэтому и тревожат. А не трепаться — значит говорить только тогда, когда хочется, а не чтобы поддержать разговор или не казаться букой.

Не о чем говорить — молчите. Хватит кормить свои неврозы.

Вместо новостей и пустого трепа лучше встречаться с друзьями и больше обниматься — это всё окситоцин, который добавляет жизни удовольствия.

Ещё раз в неделю полезно устраивать цифровой детокс: выключить Wi‑Fi‑роутер и заменить привычные цифровые инструменты аналоговыми. Электронную книгу — бумажной, плеер — проигрывателем с пластинками или кассетами.

Всё это помогает наладить связь с самим собой, снизить уровень напряжения и получить удовольствие от наблюдения за обычными вещами.

Тимур Зарудный, редактор и режиссёр, и Сергей Жданов, дизайнер образовательных программ ДВФУ, рассказывают, как работать сразу над несколькими проектами, что делать, если вы близки к выгоранию, как понять, что пора сделать паузу, и не потерять мотивацию завершить дело. Теория подкреплена научными исследованиями и объяснена на примерах из личного опыта авторов.

Электронная версияПечатная версия

Семь способов избавиться от завалов на работе

Нехватку времени можно победить.Предлагаем вам семь простых способов, которые помогут сконцентрироваться на задаче и наконец-то разгрести завалы на рабочем столе.

Авралы на работе ничего хорошего здоровью не сулят, а по некоторым данным даже приводят к слабоумию.

Начинайте с самого неприятного

Все мы приходим на работу с ограниченным запасом сил и воли. Именно поэтому лучше накидываться на самые сложные и неприятные задачи в начале дня, когда еще полны энергии. Иначе может возникнуть эффект домино: одно заваленное дело потащит за собой все остальные. К тому же, разобравшись хотя бы с одной мерзкой работенкой, вы обязательно почувствуете, что день прошел не зря.

Назначьте второе утро на 14-00

Книжки по тайм-менеджменту советуют составлять список дел накануне вечером или утром. Правда, к обеду вас могут закидать еще десятком новых поручений. В два часа дня остановитесь, налейте кофе и задумайтесь, что вы уже сделали, какие дела действительно важны, а потом скорректируйте планы таким образом, чтобы смогли решить самые важные вопросы.

Разбивайте задачи не несколько маленьких подзадач

Некоторые дела только кажутся неподъемными, но масштабная задача перестает пугать, если разбить ее на части. Для примера лес. Весь лес одним махом вы не завалите, но вы можете спилить одно дерево.

Если не можете спилить дерево, спилите для начала три ветки. Другими словами, не думайте о том, чего вы не можете сделать, думайте о том, что вам по силам.

И выбирайте те микро-задачи, решив которые вы ближе всего приблизитесь к намеченной цели.

Попросите друзей, контролировать вас

Страх разочаровать близкого человека может послужить хорошим мотиватором. Это «положительное давление». Позвоните другу или родственнику. В двух словах объясните, какое дело хотите закончить, а потом попросите проверить вас в назначенное время. Это перед собой не стыдно за невыполненные планы, а упасть в глазах другого человека ― это уже совсем другое.

Работайте по таймеру

Если вам сложно начинать обременительные дела, попробуйте работать кроткими отрезками времени. Запустите таймер и десять минут с полной отдачей занимайтесь только выбранной задачей.

Уж десять минут может работать каждый. Вполне возможно, что к одиннадцатой минуте чувство страха не выполнить работу сменится чувством удовлетворения от уже выполненной работы.

Вы увлечетесь и наконец-то закончите работу, за которую так не хотели браться.

Не отвлекайте сами себя от работы

7 советов как пережить аврал

«Аврал!». Думаю, это слово знакомо каждому. Звонки клиентов, «нежданчики» в виде сорванных контрактов, таинственного исчезновения подрядчиков, и все это в ситуации, когда вообще-то еще надо уделять время мужьям/женам и детям.

Я, например, сейчас работаю на двух работах, периодически прохожу какое-то обучение, и при этом у меня есть любимый муж и ребенок, которые требуют внимания.

Был период, когда я разрывалась на части, пытаясь совместить роль жены, мамы, фрилансера и наемного работника и успеть все сразу.

Несколько месяцев назад это привело меня в больницу (запущенные из-за недостатка времени симптомы привели к лечению в стационаре и паре мини-операций).

В итоге я решила – «все, хватит!» – и вывела для себя несколько правил, которые помогают выжить в период «авралов».

1. Не пытаться сделать все сразу

Выделить 10-20 минут на то, чтобы выписать все задачи (или занести их в приложение/CRM – кому что больше нравится), и структурировать их на очень срочные, среднесрочные и те, которые можно чуть отложить. При этом надо еще сортировать их по трудозатратам.

У меня, лично, отлично работает прием, когда я «по старинке» выписываю все, о чем сейчас «болит голова», на обычный лист бумаги. Потом смотрю, что из этого можно делегировать (то есть найти энтузиаста/подрядчика, который сможет это сделать за меня. Муж, бабушка, дизайнер – в зависимости от того, о чем идет речь). Звоню, делегирую, вычеркиваю из списка.

Потом разбиваю их по срочности и записываю в ежедневник по датам и точному времени, если оно важно.

Перепроверяю, совпадает ли срочность с трудозатратами. Например, если у меня задача – написать качественную аналитическую статью, а завтра на это есть время – я могу на первом этапе запланировать ее на этот день.

Но на втором я пойму, что она требует большой подготовительной работы – собрать данные, получить комментарии экспертов или, например, историю судебной практики. Мне надо, чтобы ничто не отвлекало меня во время написания материала.

То есть звонки клиентов, соцсети, мессенджеры и прочие прелести цивилизации надо ограничить. При моей работе и графике это возможно… почти никогда.

Поэтому, скорее всего, сбор данных и комментариев экспертов я буду делать в первые сутки и дневное время, судебную практику – во вторые, а аналитическую работу и саму статью – в ночь со вторых на третьи.

После этого постепенно вычеркиваю из списка распределенные по дням задачи, пока не исключаются все пункты. О боже, какое это счастье! У меня моментально исчезает ощущение сумбура в голове. Записала – значит, зафиксировала на более надежном носителе, чем собственный мозг, можно немного расслабиться.

2. Выделять себе время для отдыха

Если работа в режиме 24/7, и нет возможности выделить на это хотя бы час или два в день – делать короткие перерывы между работой. При этом подумать, что «выключает» тебя от забот лучше всего.

Как правило, мне для этого надо хотя бы на 10-20 минут отключить всю связь с внешним миром (те же соцсети и почта).

И в это время либо заняться спортом (лучший вариант – быстрая ходьба), либо почитать что-то на нерабочую тему и просто послушать хорошую музыку.

3. Исключить нервяк

Есть просто завал, а есть дела/клиенты/контракты, которые сутками не отпускают тебя из-за своей сложности или истеричности конкретного человека. Сюда же я отношу всяческие форс-мажоры.

Пример: клиент заказал большую партию пластиковых карт, с указанием конкретного пластика, который делают на конкретном заводе, с прописанными в договоре штрафными санкциями и огромной пеней, а завод взял и перестал выпускать эту разновидность. А тут еще и клиент нервный, да еще и карты ему нужны были под конкретную маркетинговую акцию, реклама уже запущена, караул, все пропало!

В таких случаях мне всегда помогает всего лишь одно правило: я представляю самый лучший для меня вариант развития событий – когда я договариваюсь с клиентом и выполняю заказ, минимально нарушив сроки.

И прописываю для себя какими путями можно это достичь. В конкретном случае, кстати, вопрос долго не решался до тех пор, пока мы не смогли лично заинтересовать человека, который подписывал договор.

Но не будем называть вслух страшное слово, которым это называется.

А затем я представляю худший вариант во всех деталях: сроки, потери на выплату пени, судебные издержки. И думаю над тем, как их минимизировать. И здесь действует поговорка «не так страшен черт, как его малюют».

А вообще, когда вы подписываете договор, всегда думайте о другом важнейшем правиле «а что, если?». Как вы будете поступать в случае, если что-то пойдет не так, и какие «если» могут быть в данном случае. На этом этапе помощь грамотного юриста просто неоценима.

4. Планировать свой сон

Странно прозвучит, но я продумываю и то, сколько часов в период аврала я минимально могу поспать.

В моем случае обычно это минимум три часа по будням + 12-14 часов полноценного сна в выходной день. Это правило незыблемо. Все, что не вписывается в этот график, просто не берется в работу.

Если я чувствую, что «на грани» из-за недосыпа – сплю при любой возможности, хоть 30-40 минут днем, в обед.

Думаю, никому не надо объяснять, как опасен может быть на дороге невыспавшийся водитель.У компании, руководитель которой экономит на сне, потери могут быть даже более масштабными!

Ну и, конечно, в сети хватает исследований, которые доказывают, что недостаток сна ухудшает работу сердечно-сосудистой системы, негативно влияет на зрение и ведет к ожирению.

Кстати, профессор неврологии Калифорнийского университета Ин-Хуэй Фу и ее коллеги не так давно обнаружили некий ген, обладатели которого могут спать 4-5 часов в сутки и не терять продуктивность. Однако такой ген находят всего лишь у …. 1 человека из 1000!

5. Выделять время на спорт

Неочевидно, но факт. Особенно, если у вас сидячий образ жизни, как у большинства фрилансеров или офисных работников. И еще – выбор лучшего для него времени. У меня, например, это промежуток с 2 до 3 ночи, под хорошую и бодрую музыку. И да, сплю я после этого прекрасно.

6. Время на врачей

Никогда не откладывайте визит к врачу, если вас что-то беспокоит! См. Мой опыт в начале этой заметки.

7. Предупредить свои «пропажи»

Предупредите своих друзей и близких, что в такой-то период вы можете не брать трубку, и когда это закончится. Не забудьте сказать, что вы их любите или будете скучать. И обязательно перезвоните, когда закончится «этот ад».

Я думаю, что у каждого свои рецепты на этот случай, так как авралы бывают у всех. И буду очень рада, если кто-то поделится своими (рецептами, а не «запарками»).

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал | Rusbase

Успевать выполнять все задачи в рабочее время в эпоху всеобщего трудоголизма кажется утопией. Дел слишком много, мы ничего не успеваем, отодвигаем личные планы «на потом» и все чаще засиживаемся на работе до полуночи. Если даже с таким экстремальным графиком задач меньше не становится, пора взять паузу и выстроить процессы. 

Менеджер проектов Accenture Technology Полина Алексеева рассказывает о полезных и предельно конкретных техниках, которые помогают ей рационально использовать свое рабочее время, чтобы успевать все (в том числе ходить на фитнес).

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал Софья Федосеева

Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.

Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.

Делегируйте правильным людям

Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом. Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы. 

Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.

Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию. 

Ранжируйте задачи

Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.

Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел. И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела. 

Лучше вовремя, чем быстро

Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.

Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.

Don’t work hard, work smart

Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?

Если ты каждый день сидишь до восьми-десяти вечера, скорее всего, это говорит о неорганизованности.

Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки. 

Многозадачности не существует (ну, почти)

Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.

Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».

В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.

Используйте возможности технологий

Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач. 

Не ленитесь решать проблемы с функциональностью: это делается один раз, а жизнь облегчает навсегда.

Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами: 

• сохранить все важное в избранные сообщения,
• экспортировать чат для чтения с любой платформы. 

Обе техники экономят мне время каждый день.

Планируйте личное время 

Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время. Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.

Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание. Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?

Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.

Нельзя планировать только рабочие мероприятия, а фитнес или встречи с друзьями оставлять на «если будет время» – личные дела должны быть не менее обязательными пунктами, чем рабочие.

Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит. 

Отдайте домашнюю рутину на аутсорс

Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.

Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома. 

Во время аврала включайте дополнительные резервы

Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.  

Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию. Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие. 

Как достичь максимума: книги по теме

• Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
• Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
• Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
• Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
• Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
• Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».

Фото в тексте и на обложке: Unsplash